Los cinco errores técnicos que pueden arruinar un evento

Los eventos corporativos, tanto del área de Recursos Humanos (fiesta de fin de año, jornadas de capacitación o motivación, entre otros) como de Marketing (lanzamiento de productos y servicios, convenciones de ventas, entre otros) suelen ser momentos especiales en la vida de una empresa, motivo por el cual se preparan con antelación.
Cada compañía organiza la actividad de la mejor manera posible, asignándole un presupuesto de acuerdo a su cultura corporativa y los objetivos a cumplir. Sin embargo, en muchas ocasiones se cometen errores técnicos que pueden llevar al fracaso de la actividad. La mayoría de las veces, sin que los responsables tomen conciencia de ello.
Sólo a título de ejemplo, los errores técnicos más comunes que pueden arruinar un evento son:
• No prever qué equipamiento se requerirá. Esto sucede cuando no se consulta previamente acerca de los equipos y servicios necesarios para realizar la actividad, ni se indaga al lugar donde se llevará a cabo el evento para saber si la red eléctrica está preparada para sostenerlos, por ejemplo.
Cuando se solicitan los equipos a último momento pueden presentarse muchos problemas. Si el proveedor es una empresa confiable, con un protocolo de acción (concurrir antes al salón, contar con un back-up, entre otros aspectos) pueden ser minimizados. Pero si no es así, quizá no tenga a disposición los equipos correspondientes o no puedan ser utilizados por montones de motivos. Los más comunes: una pantalla gigante que no puede instalarse porque el salón tiene un techo bajo o porque saltan los tapones del sistema eléctrico.
• No contar con un operador capacitado para manejar los equipos. Los proveedores serios no se limitan a entregar equipamiento tecnológico, sino que además envían personal idóneo, no solo para operarlos sino también para hacerse responsables por su buen funcionamiento.
• No contar con un interlocutor idóneo con el proveedor de tecnología. El equipamiento técnico que se pone en juego en un evento suele ser costoso y complejo, y de su correcto funcionamiento depende en gran medida el éxito de la actividad.
Sin embargo, muchas veces la organización del evento recae en la Secretaría de Presidencia o una agencia de publicidad o marketing, donde no siempre saben del tema (a lo que se suma la presión de coordinar múltiples tareas para realizar la actividad).
• Concentrar la atención en el contenido, sin pensar en el área técnica que lo hará posible. Muchas veces se define meticulosamente el concepto del evento y su creatividad, pero los organizadores no se detienen a elegir proveedores que garanticen la concreción y el lucimiento de sus ideas. Las presentaciones más elaboradas pueden fracasar por aspectos en apariencia muy sencillos: por la enorme cantidad de resoluciones y formatos de imagen que existen hoy en día, ya no hay soluciones estándar y un cable puede hacer toda la diferencia.
• No prever la necesidad de contar con un backup para los equipos. A veces se contrata a un proveedor que quizá cobra un poco menos, pero que no tiene "espalda" para reemplazar el equipamiento si surgen dificultades técnicas. Así, si existe algún problema antes de comenzar el evento, la única solución es rezar.
Hoy la tecnología es una herramienta indispensable para la realización de determinadas actividades, pero pocas empresas son conscientes de la importancia de poner a cargo a un interlocutor que conozca el rubro, y de contratar proveedores idóneos y personal calificado que garanticen su correcta instalación y buen funcionamiento.