Lo que debe ofrecer una ciudad para ser la sede de eventos de negocios

Para muchas ciudades ser elegidas como destino de convenciones, congresos u otros eventos significa lograr un enorme impulso para la industria turística local: alojamiento, gastronomía, traslados, entre otros servicios. Por tal motivo, más de una localidad ansía recibir a estos viajeros que se quedan pocos días pero generan muchas divisas.
Sin embargo, desde el punto de vista del organizador de eventos, para seleccionar el destino al que se llevará a cientos, o tal vez miles de profesionales y ejecutivos, hay que tener en cuenta una gran cantidad de aspectos. Y a la inversa: si una localidad pretende proponerse como sede, primero debe analizar si cumple con la serie de requisitos que le van a solicitar.
¿Qué aspectos son de relevancia en un destino para el organizador de eventos corporativos? En primer lugar, es fundamental encontrar allí todos los servicios que hoy definen un estándar internacional. Por ejemplo, que tenga buen transporte como para que los viajeros lleguen, puedan trasladarse durante su estadía y partan en tiempo y forma. Esto es válido no sólo para los visitantes del exterior sino también para los que asistan desde otras áreas del país. El lugar debe contar con servicios adecuados de traslados aéreos, micros y/o trenes, taxis, remises y combies, entre otros.
Además, el sitio elegido debe contar con opciones y categorías de alojamiento y gastronomía cercanas al centro de eventos, de modo que el organizador pueda elegir cuáles le resultan más adecuadas según el perfil de su cliente y no tenga que insumir demasiado tiempo en traslados desde y hasta el lugar.
Otro aspecto importante es que el destino debe brindar excelentes comunicaciones. El equipamiento tecnológico y de infraestructura es fundamental para desarrollar los objetivos del proyecto: sonido, proyección, iluminación, ambientación, escenarios, espectáculos y recreación, entre otros.
También es necesario que haya personal entrenado para atender a viajeros de negocios, así como para brindarle un servicio con alto nivel de calidad, cumpliendo con lo que se ofreció, y cuidando al cliente y a sus invitados.
La calidad y cantidad de negocios locales, el tipo de atención recibida y la efectividad de los servicios periféricos (taxis, propuestas turísticas, espectáculos, gastronomía e incluso servicios de asistencia médica) influyen en la percepción final acerca del lugar donde se hizo el encuentro. Si el viajero encuentra un lugar donde lo tratan bien y con una gama de servicios atractiva -más allá del lugar donde se realiza la convención- , es posible que regrese en un viaje de placer o lo recomiende.
Finalmente, hay que tener en cuenta que los términos "como en casa", "hospitalidad", "excelencia" y "especial" fueron tan utilizados que ya no significan nada. La mayoría de los organizadores de eventos corporativos desconfían de esas expresiones grandilocuentes. Por eso conviene comunicar claramente los beneficios que ofrece cada locación y que puedan ser una ventaja diferencial.