La optimización de costos

En la actualidad, la hotelería y la gastronomía representan las más destacadas vertientes de la industria del turismo como auténticas prestadoras de servicios.
Hoy se necesitan administradores motivados y creativos, que brinden a la empresa herramientas que permitan planificar y controlar adecuadamente el establecimiento.
Así, es aconsejable optimizar los costos operativos de la cadena que crea valor sobre los platos.
El primer paso se origina en la compra, continúa en el almacenamiento, sigue en la preparación y culmina con el servicio al cliente.
Es preciso analizar el primer eslabón: la compra. La función de aprovisionamiento consiste en proveer a la empresa de lo que necesita al mejor precio posible y en las mejores condiciones.
Teniendo en cuenta que una adecuada política de abastecimiento está basada en la conjunción de otras políticas, se deberían establecer ciertos parámetros, tales como:
Una política de inventarios.
Políticas financieras.
Política de proveedores.
Combinación de estrategias de abastecimiento.
También es prudente ordenar los tipos de compras que realiza el establecimiento:
Normales de bienes inventariables.
Menores de bienes no inventariables.
De importación (si existen ventajas).
De activos fijos.
Es útil preguntarse cómo se debe manejar operativamente la función de compras; si el manejo fuera centralizado, las ventajas radican en un mayor poder de negociación, con una estandarización de la calidad y un mayor control. Si se descentraliza, se perderían esos beneficios.
Pero, ¿de quién depende el departamento de Compras? Del propietario si el establecimiento es pequeño, de la gerencia general o el encargado si se ha delegado el manejo operativo, o de la administración si es grande.
En definitiva, se busca reducir los costos operativos a partir de la compra, sin renunciar a la calidad y buscando el máximo valor.
El segundo eslabón de la cadena es el adecuado cuidado y mantenimiento de los alimentos y bebidas en el almacén. El proceso comienza con la recepción de mercaderías, filtro fundamental para preservar la calidad de los insumos que se adquieren, y continúa con el almacenamiento propiamente dicho, teniendo en cuenta que todos son perecederos y que cuentan con requerimientos de temperatura, humedad y ventilación.
Es preciso recordar que el objetivo primordial será producir platos al menor costo posible; esto implica una serie de tareas que se deben encarar:
Establecimiento de estándares a través de las recetas valorizadas.
Medición del desempeño, control de lo consumido a través del control de inventarios.
Corrección de desviaciones; esto implica reformulación de recetas, control de almacenes, compras y facturación.
Una vez ejecutadas las funciones anteriormente citadas, se está en condiciones de decidir qué sistema de costos se utilizará. Éste puede ser: predeterminado (previo a la elaboración), por órdenes de fabricación (basado en el plato) y estándar, que se fundamentará en el método más eficiente de elaboración.
La metodología que se empleará será la de costeo directo, basada en un documento con la receta estandarizada y persiguiendo un objetivo: lograr la mayor contribución marginal total.
Por otra parte, el control de inventarios deberá ser una herramienta casi religiosa que se tomará metodológicamente todos los meses.
Asimismo, el menú es también una herramienta para reducir los costos de alimentos y bebidas, por eso cuando se lo planifica se debe buscar el equilibrio nutricional, comercial y de costos/rentabilidad.

El autor es licenciado en Administración y contador de FS Consultores Hotelero/Gastronómico.