La mejora de la comunicación en la empresa

Algunas de las siguientes técnicas pueden ayudar a mejorar la comunicación en la empresa.

• El seguimiento: implica suponer de antemano que hemos sido incomprendidos, y por ello debemos tratar de determinar si efectivamente se ha captado lo que se intentó decir. El significado está en la mente del receptor.

• La regulación del flujo de información: regular la comunicación puede asegurar un flujo óptimo de la información que reciben los gerentes, con lo que se elimina la barrera de la “sobrecarga de información”. La comunicación se puede regular en cuanto a calidad y cantidad, idea que se basa en el principio de excepción, el cual establece que sólo las desviaciones significativas de procesos y procedimientos se deben llevar a la atención de los superiores.

• El uso de la retroalimentación: se trata de un elemento importante de la comunicación bidireccional efectiva, ya que proporciona un canal para la respuesta del receptor que permite al comunicador detectar si se ha recibido el mensaje y producido la respuesta esperada.

• La empatía: es la capacidad de colocarse en el papel de otra persona y adoptar sus puntos de vista y emociones, lo cual implica estar más orientado hacia el receptor que hacia el comunicador. Cuanto más grande sea la brecha entre los antecedentes y la experiencia del comunicador y del receptor, mayor será el esfuerzo que se debe realizar para encontrar un terreno común de comprensión.

• La repetición: recurrir a la repetición o a la redundancia en la comunicación asegura que, si una parte del mensaje no se entiende, otras partes lleven el mismo mensaje. A los empleados nuevos constantemente se les proporciona la misma información básica en diversas formas.

• Generar confianza mutua: las presiones de tiempo significan que los gerentes no puedan hacer el debido seguimiento de la comunicación ni fomentar la retroalimentación cada vez que se comunican. Un clima de confianza mutua y de lealtad entre los gerentes y los empleados puede facilitar la comunicación. Además, los gerentes que desarrollan un clima de confianza encuentran que se vuelve menos crítico el seguimiento de cada comunicación.

• La programación temporal eficaz: las personas están expuestas a miles de mensajes diarios y, ante la imposibilidad de asimilarlos a todos, muchos jamás se decodifican ni se reciben. Los mensajes que no compiten con otros tienen más probabilidades de ser comprendidos. La comunicación eficaz se puede facilitar si se elige bien el momento oportuno para hacer los anuncios importantes.

• La simplificación del lenguaje: el lenguaje complejo es una barrera difícil de superar para la comunicación eficaz. Si el receptor no comprende, entonces no ha habido ninguna comunicación. Los gerentes tienen que codificar los mensajes con palabras, ademanes y símbolos que tengan sentido para el receptor.

• La escucha eficaz: para mejorar la comunicación, los gerentes no sólo deben buscar que se les comprenda, sino también comprender. Esto implica saber escuchar. Un método para propiciar que alguien exprese sus sentimientos, deseos y emociones verdaderos es escuchar lo que tiene que decir, aunque no basta sólo con ello: es necesario escuchar con comprensión.

La estructura misma de la empresa influye sobre las relaciones de estatus y las distancias o niveles que hay entre las personas, lo que a su vez influye en la capacidad de estos para comunicarse.

En definitiva, comunicarse implica tanto transmitir como recibir, por eso es necesario que los gerentes logren comprender además de ser comprendidos para lograr una comunicación eficaz.