La comunicación y la toma de decisiones en grupo

Las investigaciones indican que la fuente de conflictos interpersonales que se menciona con mayor frecuencia es la comunicación inexacta. Si consideramos que las personas, del tiempo que pasan despiertos, dedican casi un 70% a comunicarse (escribir, hablar, escuchar), es lógico pensar que la ausencia de una comunicación efectiva es una de las principales causas que inhiben el buen rendimiento de un grupo.
No puede existir un grupo si no hay comunicación. Sólo es posible expresar información e ideas cuando una persona le transmite su significado a otra. Sin embargo, la comunicación es algo más que darles sentido: también, del otro lado, debe comprenderse. Si existiera la comunicación perfecta, se daría cuando un pensamiento o una idea se transmitieran de tal manera que la imagen mental que percibiera el receptor fuera igual a la del emisor. Aunque en la práctica nunca se logra.
En cualquier organización o grupo, la comunicación tiene cuatro funciones centrales: controlar, motivar, informar y expresar emociones.
La comunicación controla la conducta de las personas de varias maneras. Las organizaciones tienen jerarquías de autoridad y lineamientos formales que los empleados deben seguir. Sin embargo, la comunicación informal también controla la conducta.
La comunicación alienta la motivación porque les aclara a los empleados qué deben hacer, cómo lo están haciendo y qué pueden hacer para mejorar su rendimiento. La definición de metas concretas, la retroalimentación sobre el avance logrado hacia las metas y el reforzamiento de las conductas deseadas estimulan la motivación y requieren de la comunicación.
En muchos casos, los grupos de trabajo son el círculo de interacción primaria de muchos empleados. La comunicación que ocurre en el grupo es un mecanismo fundamental que permite a sus miembros manifestar sus frustraciones y satisfacciones. Por consiguiente, la comunicación se convierte en una puerta de expresión emocional de sentimientos y de realización de las necesidades sociales.
Asimismo, mediante la transmisión de datos para identificar y evaluar las posibles opciones, la comunicación proporciona la información que necesitan las personas y los grupos para tomar decisiones.
No se debe pensar que alguna de estas cuatro funciones es más importante que las demás. Podemos considerar que casi cualquier intercambio de comunicación en una organización o grupo cumple con una o varias de estas cuatro funciones.
Se puede decir que la comunicación es un proceso o flujo. Los problemas de comunicación ocurren cuando el flujo se desvía o se bloquea.
Para que pueda existir comunicación debe haber un propósito, expresado en forma de mensaje que va a ser transmitido. Este pasa de la fuente o emisor al receptor. El mensaje está codificado (convertido a un símbolo) y pasa por algún medio o canal, al receptor, quien vuelve a traducir o decodificar el mensaje iniciado por el emisor. El resultado es que una persona transmite el significado a otra, a través de un código compartido.
El que pueda comunicarme con otras personas depende de mi habilidad para transmitir ideas o símbolos. El éxito de la comunicación total incluye la habilidad para hablar, leer, escuchar y razonar. También nuestras actitudes influyen en la conducta. Tenemos ideas preconcebidas sobre muchos temas y nuestras actitudes afectan la comunicación.
Por último, la posición que ocupamos en el sistema -que forma parte de la cultura- influye como fuente de comunicación.