Como reducir las barreras de la comunicación

John Ivancevich

Para reducir las diversas barreras que afronta la comunicación en las organizaciones, los directivos deben hacer un seguimiento de sus mensajes, regular el flujo de información, utilizar la retroalimentación, desarrollar la empatía, utilizar la repetición de mensajes, fomentar la confianza mutua, simplificar su lenguaje, escoger los momentos propicios para comunicar y volverse interlocutores efectivos. Así, las barreras irán cayendo.

Algunas de las trabas de comunicación pueden identificarse de las siguientes maneras:

-El lenguaje especial de grupo: en algún momento, más de una vez hemos estado expuestos a términos muy técnicos, para después descubrir que las palabras o frases desconocidas describían procedimientos muy sencillos u objetos muy conocidos. Un lenguaje especial puede cumplir diversos propósitos útiles, como brindar a los miembros una sensación de pertenencia, cohesión y autoestima; así como facilitar la comunicación eficaz en el grupo. Sin embargo, el uso de un lenguaje especial de grupo puede provocar problemas muy severos de comunicación cuando se trata con extraños o con grupos externos. En este sentido, es importante utilizar un lenguaje popular para lograr el acercamiento al cliente y conseguir que comprenda el mensaje que se le está transmitiendo.

-Las diferencias de estatus: las organizaciones suelen expresar la categoría jerárquica mediante diversos símbolos (cargos, despachos privados, alfombrados, etc). Estas diferencias de estatus pueden ser percibidas como amenazas por las personas de los niveles inferiores de la jerarquía, aspectos que pueden frenar o distorsionar la comunicación. Con la intención de aprovechar mejor su tiempo, muchas veces los superiores hacen más difíciles de traspasar las barreras de estatus. Un funcionario público o el presidente de una empresa quizá sea accesible solamente con cita previa o luego de un interrogatorio cuidadoso por parte de la secretaria. Esto ensancha la distancia de la comunicación entre los superiores y sus subordinados.

-El comportamiento proxémico: se define como el uso que da una persona al espacio al comunicarse de manera interpersonal con los demás. Según el antropólogo e investigador intercultural Edward T. Hall, contamos con cuatro zonas de espacio informal, distancias especiales que mantenemos cuando interactuamos con otras personas:

1) La zona íntima, que va desde el contacto físico hasta los 46 cm; 2) la zona personal, que corre entre los 46 cm. y 1,22 m.; 3) la zona social, que se extiende desde 1,22 m. a 3,66 m.; y 4) la zona pública, que va más allá de los 3,66 m.

Para los estadounidenses, las relaciones entre los gerentes y los subordinados comienzan en la zona social y progresan hasta la zona personal tras la consolidación de una confianza mutua.

Las zonas personal e íntima de una persona forman una “burbuja privada” de espacio que se considera territorio particular en el que no se entra a menos que uno sea invitado.

-Las presiones de tiempo: presentan una barrera importante para la comunicación. Un problema común es que los gerentes no cuentan con suficiente tiempo para comunicarse frecuentemente con cada empleado. Sin embargo, las presiones de tiempo pueden provocar problemas más serios.

-La sobrecarga de información: una tarea vital desempeñada por un gerente es la toma de decisiones, y uno de los factores necesarios para que las decisiones sean eficaces es la información. Debido a los adelantos en la tecnología de la comunicación, la dificultad no está en la generación de información. Los gerentes suelen sentirse agobiados por el diluvio de información y de datos al que están expuestos. En el área de la comunicación de las organizaciones “más” no siempre significa “mejor”.

Es innumerable la cantidad de barreras de la comunicación que existen y el impacto que ejercen en el proceso. Al examinarlas, se puede observar que se encuentran o dentro de los individuos o dentro de las organizaciones. Así, para mejorar las comunicaciones es necesario centrarse en cambiar a las personas, a la estructura de la organización o ambas cosas.