La presupuestación de toda operación comercial es necesaria como guía de dirección y ejecución en el futuro inmediato. Es importante porque de acuerdo con estos planes se proyectará la producción, las ventas y la utilidad esperada. Se trata de proyecciones teóricas de las unidades a producir o vender, pensando siempre en mantener el negocio en permanente ascenso dentro del mercado.
De hecho, en cualquier transacción el primer paso es determinar con qué recursos se dispone. Entonces es cuando se consultan los saldos de los bancos, los disponibles inmediatos, los flujos de efectivo, los inventarios y las estadísticas.
Confeccionar un presupuesto tiene entre sus principales objetivos:
• Proyectar el período siguiente.
• Coordinar y comprometer a cada departamento o sección en la estructura empresarial en el cumplimiento del mismo.
• Comparar el presupuesto con lo realizado en el período anterior para conocer las variaciones.
• Mediante su cumplimiento verificar la eficiencia administrativa.
Más aun, el objetivo general de este trabajo es presupuestar cada producto o servicio desde su producción hasta la rentabilidad a obtener, tomando factores internos y externos. Dentro de los primeros se encuentran los resultados del ejercicio anterior, el incremento a proyectar, la posición del producto y la incidencia del incremento. Entre los externos están los resultados y las proyecciones de la competencia.
Presupuestos: evaluación y proyección
Confeccionar un presupuesto para los establecimientos del sector hotelero y gastronómico es una acción necesaria para realizar proyecciones, comparar lo realizado, analizar el trabajo de cada departamento y determinar la eficiencia administrativa de la empresa.
EL COMPROMISO DE CADA SECCION.
En esta tarea los responsables de cada área o departamento, que operan y conocen detalladamente su actividad, son quienes elaboran su presupuesto. Posteriormente, a estos informes se los evalúa, ajusta y aprueba con el fin de consolidar uno general de la empresa; el que también debe ser discutido, reajustado y aprobado por los ejecutivos de la firma.
En base a este presupuesto final se diseñan los estados de resultados y los flujos de efectivo proyectados como herramientas para el manejo financiero.
LA INSTANCIA DE COMPARACION.
Por su parte, la responsabilidad de cada gerente es observar las variaciones que se presentan entre lo realizado y lo presupuestado, y analizar las razones de cada variación para ejecutar los correctivos necesarios. De hecho, del análisis anterior se puede evaluar la eficiencia operacional de un departamento.
Cuando un establecimiento inicia sus operaciones, la base de su presupuesto es cero. En estos casos se elabora a partir de información externa, que pueden ser los estudios de mercado. ¿Qué se debe tener en cuenta? El trabajo realizado por la competencia para estipular la participación del nuevo proyecto en el mercado. En el sector hotelero, se debe estudiar la necesidad de alojamiento para imponer la estructura de acuerdo con esa necesidad.
Asimismo, para el montaje de un presupuesto con base cero se deben buscar fuentes confiables. De hecho los costos son 100% estimados, pues se diseñan a partir de cotizaciones de los proveedores.
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