Los congresos, convenciones, conferencias, exposiciones y reuniones son una destacada fuente de divisas para la actividad turística y para la ciudad que los alberga. Y el éxito de los mismos depende de su correcta planificación, promoción y desarrollo.
A los largo de los 12 capítulos del libro "Organización de reuniones. Convenciones, congresos, seminarios", de Juan Manuel Buendía, se detalla el rol del organizador profesional de reuniones, las previsiones que se deben tomar, los objetivos a fijar, los pasos que se deben incluir en el programa general de trabajo, los organigramas, la función del comité organizador y sus pautas de trabajo, los tipos de exposiciones que existen, los eventos sociales y las previsiones a tomar ante emergencias. Además, la obra se complementa con un capítulo dedicado a la terminología turística y técnica que se utiliza en estos casos.
Planeamiento y promoción de un evento
En el libro "Organización de reuniones. Convenciones, congresos, seminarios", Juan Manuel Buendía brinda las herramientas teóricas para la planificación, organización, promoción y desarrollo de eventos. Se trata de una obra pensada para estudiantes de turismo, ejecutivos de empresas públicas y privadas, y todos aquellos que se desempeñen en el negocio turístico.
LA PROMOCION.
Por otra parte, Buendía entiende que al realizarse cualquier tipo de evento se debe prever un costo por publicidad, ya que la difusión será lo que genere el interés por el encuentro.
De hecho, en algunos casos la publicidad puede ser un factor determinante en el nivel de asistencia.
Seguidamente, define los medios internos y externos a utilizar. Los primeros son aquella vía de comunicación con los asociados, distribuidores, empleados y colaboradores. En esta categoría se incluyen las cartas mensuales, los boletines internos y otros tipos de publicaciones. Mientras que los medios externos se subdividen en especializados (medios específicos de un sector) y públicos o generales (prensa, radio, televisión o Internet).
Si bien no hay reglas sobre el uso de la publicidad para este tipo de reuniones, deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:
• Integrar el logotipo y el lema de la reunión.
• Señalar claramente el lugar y las fechas.
• Indicar con precisión la dirección, el teléfono y el correo electrónico del comité organizador.
• Encontrar a un especialista creativo para el desarrollo del diseño.
Por otra parte, dado que el presupuesto para publicidad es, en general, excesivamente limitado, se deben considerar ciertos tipos de negociaciones con el fin de obtener un incremento. Una de las opciones es solicitar patrocinio a empresas comerciales relacionadas con la profesión o la actividad de los congresistas. La segunda sería intercambiar publicidad a través de reconocimiento público durante el evento, o en otra forma que interese al patrocinador del anuncio.
LA BUSQUEDA DE APOYO.
Asimismo, el comité organizador puede obtener diversos medios, elementos, materiales y acciones de apoyo promocional, tanto de sectores públicos como privados, a un costo relativamente bajo, y en ocasiones gratuito.
Ciertas dependencias de gobierno en los niveles municipales, provinciales y nacionales tienen el compromiso y función de apoyar eventos turísticos. En estos casos, es necesario brindar atención y cortesía a los funcionarios públicos durante la realización del evento.
El tipo de apoyo que se puede solicitar es:
• Cartas de beneplácito o cortesía.
• Carteles y folletos de información turística.
• Folletos shells impresos sin textos.
• Facilidades en los trámites aduaneros o de migraciones.
• Facilidades para la circulación de tránsito y estacionamiento.
• Escolta y vigilancia especial.
• Atención especial para visitar museos y sitios de interés turístico.
• Patrocinios o contribuciones materiales o económicas.
Por otra parte, existen diversas instituciones, asociaciones, organismos o empresas del sector privado que, por las características de la reunión, pueden tener un interés particular en participar o colaborar. Al tratarse de ayuda con interés comercial se debe aceptar la mención o crédito en la acción de promoción ofrecida.
En estos casos las clases de apoyo que se pueden solicitar son:
• Patrocinio de eventos sociales.
• Apoyos publicitarios.
• Patrocinio de materiales de la reunión: gafetes, portafolios y papelería impresa, entre otros.
• Patrocinio de servicios: transporte, recesos de café y eventos musicales.
• Descuentos a los delegados participantes en locales, restaurantes o clubes nocturnos.
RELACIONES PUBLICAS.
El mismo comité organizador profesional del evento debe estar involucrado en las actividades de relaciones públicas, como la difusión, publicidad, recepción, recursos humanos y atención VIP. Algunas responsabilidades que debe asumir son:
• Elaborar boletines de prensa de la reunión y enviarlos a los medios de difusión internos y externos para su publicación.
• Programar entrevistas en radio, televisión o prensa escrita de personalidades vinculadas con la reunión, encontrando el interés general y público para justificar la mención en los medios masivos.
• Preparar, elaborar y distribuir los boletines informativos o revistas durante la realización del evento.
• Promover y coordinar entrevistas de prensa antes de la reunión.
• Asumir la responsabilidad de equipar física y materialmente una sala de prensa en el hotel sede.
• Elaborar y producir la memoria gráfica del evento, así como contratar a un fotógrafo oficial.
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