Técnicas para mejorar la comunicación en la empresa

Mark Twain

En general, sería muy difícil encontrar algún aspecto de la tarea de un gerente en el que no intervenga la comunicación. Si todos los integrantes de la empresa compartieran los mismos puntos de vista, la comunicación sería fácil. 

La realidad nos indica que cada integrante llega a la empresa con su propia personalidad, con sus propios antecedentes, su propia experiencia y su propio marco de referencia.

Los gerentes que quieran convertirse en mejores comunicadores deben mejorar los mensajes que deseen transmitir y, por otra parte, mejorar su propia comprensión de lo que las demás personas les tratan de comunicar. Tienen que esforzarse no sólo por ser comprendidos, sino también por comprender.

Algunas de las siguientes técnicas pueden ayudar a mejorar la comunicación:

• Seguimiento. Esta técnica implica suponer de antemano que hemos sido incomprendidos y debemos tratar de determinar si efectivamente se ha captado lo que intentamos decir. Se debe tener en cuenta que el significado suele estar en la mente del receptor.

• Regulación del flujo de información. La comunicación se puede regular en cuanto a calidad y cantidad; esta idea se basa en el principio de excepción de la administración, el cual establece que sólo las desviaciones significativas de políticas y procedimientos se deben llevar la atención de los superiores. Por lo tanto, en la comunicación formal se deben comunicar a los superiores únicamente los asuntos de excepción, y no comunicarse con ellos nada más que por comunicarse.

• Uso de la retroalimentación. La retroalimentación es un elemento fundamental de la comunicación bidireccional efectiva porque proporciona un canal para la respuesta del receptor, que permite al comunicador detectar si se ha recibido el mensaje y si ha producido la respuesta pretendida. En la comunicación cara a cara es posible la retroalimentación directa; en cambio, en la comunicación descendente surgen imprecisiones debido a que no hay suficiente oportunidad de recibir la retroalimentación de los receptores.

• Empatía. Es la capacidad de ponerse en el papel de otra persona y adoptar sus puntos de vista y emociones, lo que implica estar más orientados hacia el receptor que hacia el comunicador. El carácter de la comunicación debe depender, sobre todo, de lo que sepa el receptor. La empatía requiere que los comunicadores se pongan en los zapatos del receptor para anticipar cómo se decodificará posiblemente el mensaje.

• Repetición. Es este un principio aceptado del aprendizaje. Recurrir a la repetición o la redundancia en la comunicación asegura que, si una parte del mensaje no se entiende, otras partes llevan al mismo mensaje. A los empleados nuevos por lo general se les proporciona la misma información básica en diversas formas.

• Fomento de la confianza mutua. Las presiones de tiempo habituales significan que los gerentes no puedan hacer el debido seguimiento de la comunicación ni fomentar la retroalimentación o la comunicación ascendente cada vez que se comunican. En estas circunstancias, un clima de confianza mutua y de lealtad entre los gerentes y sus subordinados puede facilitar la comunicación. De esa forma, los subordinados juzgan por su cuenta la calidad de su relación percibida con sus superiores.

• Programación temporal eficaz. Las personas están expuestas a miles de mensajes diarios y, ante la imposibilidad de asimilarlos todos, muchos jamás se decodifican ni se reciben. La comunicación eficaz se puede facilitar si se elige bien el momento oportuno para hacer los anuncios importantes. Las barreras de la comunicación suelen darse a causa de la mala elección del momento, lo cual origina distorsiones y juicios de valor.

• Escucha eficaz. Un método para propiciar que alguien exprese sus sentimientos, deseos y emociones verdaderos es el de escuchar lo que tiene que decir. Aunque no basta solo con eso: es necesario escuchar con comprensión. Se debe comprender para ser comprendido.